Формат А4 (297х210 мм) книжный, обложка состоит из переплетного картона толщиной 1,5 мм оклеенного бумвинилом (переплет №7). Края бумвинила заклеены под форзац плотностью 160 гр/м.кв. Внутренний блок - 200 листов бумаги офсетной белой плотностью 65 гр/м.кв., прошит ниткой, печать черно-белая двухсторонняя.а все материалы и комплектующие имеются сертификаты качества.

Журнал письменных обращений граждан включает в себя следующие графы:

- регистрационный номер обращения заявителя;

- дата обращения;

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- адрес заявителя;

- краткое содержания жалобы (иного обращения);

- результаты рассмотрения жалобы (иного обращения).

- примечания (данная графа заполняется в отдельных случаях).

Регистрационный номер обращения заявителя присваивается по первой букве фамилии заявителя (Например, при обращении первого заявителя, чья фамилия начинается с буквы «А» обращению присваивается регистрационный номер «А-1». Следующему обращению заявителя, чья фамилия начинается с буквы «А» присваивается регистрационный номер «А-2» и т.д.). На коллективные обращения регистрационный номер присваивается по фамилии первого заявителя с пометкой «коллективная».

Графа «результаты рассмотрения жалобы» заполняется после принятия решения по жалобе. В случае разъяснения заявителю средств и порядка защиты нарушенных прав и свобод человека и гражданина делается отметка «направлен ответ заявителю». В случае передачи жалобы государственному органу, органу местного самоуправления или должностному лицу, к компетенции которых относится разрешение жалобы по существу, делается соответствующая отметка с указанием наименования адресата (Например, «направлено в прокуратуру Зеленодольского района»).

Графа «примечания» заполняется после получения информации о результатах проверки по жалобе от государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассмотревшего жалобу по существу. В случае восстановления нарушенных прав заявителя делается отметка «удовлетворена» или «удовлетворена частично».

В случае признания жалобы не подлежащей удовлетворению делается соответствующая отметка. В свою очередь, все же усматривая в жалобе заявителя факт нарушения прав, общественный помощник в пределах своей компетенции может принять дальнейшие меры по жалобе.